Sterta poczty na blacie, szafa pełna rachunków i instrukcji obsługi, a do tego brak pewności, gdzie leży ważny dokument? Kacy Paide, zawodowa organizerka z ponad dwudziestoletnim stażem, radzi, jak uporządkować papiery bez presji. Jej zdaniem najważniejsze jest, by nie robić tego na siłę ani według sztywnego schematu.
Paide podkreśla, że tempo porządków zależy wyłącznie od nas. „To ty decydujesz o swoich papierach i o tym, jak szybko się nimi zajmiesz” – mówi Kacy Paide.
Zacznij od stosu, który leży najbliżej
Nie trzeba od razu przekopywać garażu ani szafy w gabinecie. Na początek wystarczy zająć się tym, co zalega przy biurku lub na stole w jadalni. Według Paide to właśnie najbliższe papiery zwykle dotyczą spraw, które „się palą”.
Dokumenty podziel na dwie grupy:
- aktywne – wymagają działania, na przykład telefonu albo zapłaty rachunku,
- nieaktywne – nie wymagają niczego, np. rachunki z zakupów, akty urodzenia czy pamiątkowe kartki.
Nieaktywne można od razu odłożyć do segregatora lub na bok, aż znajdzie się czas na dokładniejsze przejrzenie. Na dokumentach aktywnych warto zaś wyraźnie zaznaczyć termin. Paide zapisuje go grubym flamastrem na karteczce samoprzylepnej i przykleja do papieru. Termin powinien być konkretny, np. „do 15 listopada”. Same określenia „pilne” czy „na już” z czasem tracą znaczenie.
System, z którego naprawdę będziesz korzystać
Dokumentów do przechowania jest sporo: paszporty, akty stanu cywilnego, instrukcje sprzętów, papiery podatkowe, dokumentacja medyczna. Można je układać alfabetycznie, oznaczać kolorami, drukować etykiety – albo nie robić tego wcale. Najlepszy jest system, którego faktycznie się trzymamy.
Paide ma jednak swoje preferencje:
- najważniejsze dokumenty, jak paszporty czy akt małżeństwa, trzymaj w jaskrawej teczce, którą łatwo zauważyć,
- umieść ją na początku lub na końcu pudła z dokumentami, żeby nie przekopywać się przez inne papiery,
- używaj zwykłych teczek opisanych karteczkami, bo łatwo je potem przeklasyfikować i wykorzystać ponownie,
- jeśli lubisz, kup ładne pudła i ustaw je na regale – powstanie system, który jest też ozdobą wnętrza.
Co zniszczyć, a co po prostu wyrzucić
Gdy nie wiesz, czy zachować dany papier, zadaj sobie pytanie: w jakiej sytuacji musiałbym go okazać? Nie wszystko trzeba też od razu niszczyć w niszczarce. Paide zauważa, że niektórzy czują potrzebę zniszczenia każdej kartki ze swoim imieniem i adresem, ale nie jest to konieczne. Amerykańska Federalna Komisja Handlu (FTC) zaleca niszczenie dokumentów z wrażliwymi danymi, takimi jak numery kont, daty urodzenia, hasła i kody PIN, podpisy czy numery Social Security.
Przy papierach sentymentalnych lub trudnych emocjonalnie, jak stare listy czy dokumenty rozwodowe, pomoże bliska osoba. Gdy mówi się na głos o tym, co czujemy, decyzja zapada zdaniem Paide „zaskakująco szybko”. Nie trzeba robić wszystkiego naraz – można pracować po 25 minut. Porządkowanie papierów to proces, który wymaga regularnej konserwacji.
Co to oznacza dla czytelnika w Polsce
Rady są uniwersalne, choć wskazówka FTC dotyczy USA. Polskim odpowiednikiem numeru Social Security jest w praktyce PESEL, więc papiery z numerem PESEL, danymi z dowodu, numerami kont czy podpisem warto traktować ostrożnie i przed wyrzuceniem zniszczyć. Dotyczy to także starych umów, wyciągów bankowych czy dokumentów medycznych.
Zanim pozbędziesz się jakiegoś dokumentu, sprawdź, jak długo trzeba go przechowywać. Okresy te zależą od rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów, np. w przypadku rozliczeń, umów czy gwarancji. Podział na dokumenty aktywne i nieaktywne sprawdzi się też w skrzynce mailowej, bo część rachunków i umów dostajemy dziś wyłącznie elektronicznie.
Źródło: NPR – „A stress-free guide to organizing important paperwork and documents”
